曲阜市审计局文件

曲审发〔2018〕1号

曲阜市审计局

关于印发《档案管理制度》和《审计档案管理办法》的通知

局各科室，局属经责办、投审中心、直审办：

经局长办公会研究同意，现将《曲阜市审计局档案管理制度》和《曲阜市审计局审计档案管理办法》印发给你们，望认真学习贯彻。

                            曲阜市审计局

                        2018年1月6日

曲阜市审计局档案管理制度

为加强审计档案和机关档案管理，严格执行《中华人民共和国审计法》、《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守国家秘密法》和有关档案管理工作的方针、政策和规定，促进档案管理标准化、规范化建设，保证审计档案和机关档案安全、完整，提高审计档案和机关档案成果转化工作水平，特制定本制度。

一、指导思想

以《中华人民共和国审计法》、《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守国家秘密法》和各项政策规定为基本原则，集中统一管理审计档案和机关档案，维护档案安全、完整。

二、基本制度

（一）档案库房管理制度

1、非档案管理人员，不得擅自进入库房，因工作需要进入库房，要有档案管理人员陪同。

2、库房门窗应坚固，加设防盗设施，下班检查门窗关闭情况，确保安全。

3、库房内严禁吸烟，做到防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫的要求，定期检查消防器材。

4、进出库房的档案要向局办公室进行登记，查阅档案按《档案查阅制度》办理，同时对档案的收进和移出，案卷数量的变化情况及时准确地进行统计。

5、半年检查一次库房档案的状况，发现问题应及时妥善处理。如有破损，霉烂等情况，应及时采取复制修补等技术处理措施。

6、档案整理要做到鉴别认真、分类准确、编排有序、目录清楚、摆放整齐，达到完整、真实、条理、精炼、实用的原则。

7、档案管理人员调离时，档案及库房中其他物品要办理移交手续。

（二）档案管理员岗位职责

1、负责本机关全部档案和其他各种有价值资料的保管、收集、整理、编存以及检查档案的装订质量等。

2、认真执行《保密法》和有关档案工作的政策、规定，严格遵守档案工作制度。

3、加强档案室的安全防火、防盗、防虫、防鼠、防潮工作，做到各项防护设备、设施和物品的定期检查和安放。

4、档案库房、档案查阅室的门、窗要按时上锁。除档案管理部门、上级检查人员及档案室工作人员外，其他人员不准擅自进入档案库房。

5、严格执行《档案查阅制度》，认真做好档案查阅登记手续。

6、做好档案的统计与鉴定，按照有关规定，做好档案监销工作。

7、总结档案管理的经验和做法，加强档案科学管理的方法、方式创新，确保档案管理水平不断提高。

8、完成领导交办的有关档案的其他工作。

（三）档案立卷归档制度

1、立卷原则

（1）本局的全部档案由局办公室统一管理，集中存放。

（2）业务档案，要严格按照审计档案管理的规定，以科室为单位，按照审计组长、主审为责任人的原则进行归档整理，谁审计谁归档立卷,项目档案立卷后，科室应在15个工作日之内向局档案室移交。

（3）机关档案，要按类目、范围、内容，由局办公室负责收集、整理、装订，按年度立卷，本年度档案要在下一年度3月份之前存档入库保管。

（4）本机关设立的临时机构形成的文件材料，在任务结束后，亦应按照要求整理归档，材料立卷归档后，应在15个工作日内向局档案室移交。

（5）审计机关的全部档案，由局办公室统一编号，编制目录，科学管理，以便利用。

2、归档范围

    审计局各项工作中产生和形成的具有利用价值的文件、材料、凭证、账簿、统计数据、影像资料等。

3、档案归档验收标准

（1）不拆除文件上的金属物的不归档。

（2）破损或褪色的文件材料不归档。

（3）装订部分过窄，或多字不加宽用纸以及其他不符合档案用纸标准的不归档。

（4）字迹难以辨认的不归档。

（5）装订不牢固、不整齐、不美观、丢页压字、损坏文件、妨碍阅读的不归档。

（6）录音带、录像带、光盘等声像资料档案，应标明内容、承办单位、录制时间、录制人，标志不全的不归档。

（四）档案查阅制度

1、查阅档案资料者，需按照规定在局办公室内填写《档案查阅登记表》并经局办公室分管领导签字确认，所查阅档案只能在查阅室查阅，不准私自带出档案查阅室。

2、按规定查阅的档案，只准查阅有关部分，不准查阅无关部分。

3、爱护档案，不准在档案的任何处勾、涂、改、做标记、弄脏、弄湿或折褶。

4、局外单位查阅的，需持经查阅单位主要领导签字的介绍信办理查阅手续，同时由局办公室报经主要领导批准后方可带其查阅，档案管理人员要做好登记工作。

5、查阅局财务档案等重要档案，须经局主要领导签字批准，只准查阅有关部分。

6、查阅人员不得擅自抄录、复制、扫描档案，因工作需要确需摘录、复制、扫描原件时，应在《档案查阅登记表》注明。

7、机关工作人员到档案室查阅档案，要注意记录利用档案进行审计成果转化的典型事例。

（五）档案安全保管、保密制度

    1、档案管理人员和查阅档案人员，必须保守党和国家的机密以及被审计单位秘密，做到不失密，不泄密。

2、除档案管理部门、上级检查人员及档案室工作人员以外的其他人员不准进入档案室。

3、不准在档案室内吸烟、使用明火。

4、档案室的门窗必须有防护设施。

5、档案室的各项统计资料、数据、数字等不对外公布。

6、对失密、泄密的人员，交由局纪检组依规进行处理，情节严重的，移交市纪检监察机关进行处理。

（六）档案销毁、移交制度

1、对机关档案室保存15年以下的短期档案以及无利用查考价值的档案要予以销毁。

2、销毁档案必须成立有市档案局领导参加的档案销毁领导小组。

3、拟销毁的档案，不得做其他用途或当废纸出售。

4、已经批准拟销毁的档案，必须逐件、逐卷进行登记，领导签字后，当众销毁。

5、销毁档案的登记表和销毁的卷、文件份数，及时上报市档案局。

6、如需将审计档案存入市档案馆，档案人员要根据档案馆接收档案的有关规定，有计划、有步骤地将档案及目录等有关材料，按时向市档案馆移交。

7、进馆档案应办理交接手续，交接双方应在移交清册上签字盖章，移交清册应存入档案室保管。

三、组织落实

（一）明确责任落实。局领导成员要严把责任，以上率下，带头落实各项档案规章制度，认真履行签批程序；局办公室要做好档案管理工作，落实好制度中的各项具体要求，做好登记管理，确保档案工作平稳有序，不出差错。

（二）强化督导检查。局纪检组要督促档案管理制度的贯彻落实，检查档案管理制度的执行情况，经常研究和分析档案管理工作中存在的问题，提出改进意见，切实加强本局档案管理工作。

曲阜市审计局审计档案管理办法

第一条  为了规范审计档案工作，加强审计档案管理，保证审计档案的质量，发挥审计档案的作用，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国审计法》和《审计机关审计档案工作准则》，结合我局实际情况，制定本办法。

第二条  审计档案是指审计机关在项目审计或者专项审计调查活动中直接形成的，具有保存价值的以纸质、磁质、光盘和其他介质形式存在的历史记录。 

    第三条  局机关建立审计档案并进行收集、整理、保管、利用、编研、统计、鉴定和移交的活动。 

    第四条  局机关档案管理员负责本单位的审计档案工作。

第五条  审计档案管理员必须依照本办法的规定收集、整理、保管和移交审计档案，并接受上一级审计机关和同级档案行政管理部门的监督和指导。 

第六条  审计档案管理员的职责是：

(一)贯彻执行国家档案工作法律、法规，拟定审计档案工作规章制度；

(二)对本机关各部门审计文件材料的立卷和归档工作进行监督和指导； 

    (三)按照国家有关规定，做好审计档案的收集、整理、保管、利用、编研和统计工作;

(四)定期对审计档案进行鉴定，如期移交应由同级档案馆保管的审计档案； 

    (五)开展审计档案工作的检查、总结、培训、研究等活动。

第七条　审计档案的建立实行审计组负责制。

第八条  应归入项目审计档案的文件材料是：

(一)立项性文件材料，如实施审计批复、审计通知书、审计实施方案等；

(二)证明性文件材料，如审计证据(含承诺书)、审计工作底稿等；

(三)结论性文件材料，如审计报告、审定审计报告的会议纪要、审计报告征求意见书、复核意见书、审计意见书、审计决定书、审计建议书、移送处理书、审计文书送达回证等；

(四)其他备查文件材料，如群众来信来访记录等。

第九条  审计组确定的立卷责任人应当及时收集审计项目的文件材料；审计终结后，立卷责任人对审计项目形成的全部文件材料按立卷方法和规则进行归类整理，经审计组组长（或业务部门负责人）复查，并经档案管理员检查后，依照有关规定进行编目和装订。

第十条  审计复议案件的文件材料由复议机构按案件单独立案归档.为了便于查找和利用，档案管理机构应当将审计复议案件归档情况在被复议的审计项目案卷备考中加以说明。

第十一条  审计项目案卷的归档，应当以审计项目案卷为单位进行交接，归档时间不得迟于该审计项目结束后的次年４月底。

第十二条  审计档案管理员对移交的审计项目档案资料进行检查，对项目档案资料审查不合格予以退回，并限期整理归档。

第十三条　审计文件材料立卷。审计文件材料按审计项目立卷，一个审计项目可立一个卷或者若干卷，不得将几个审计项目合并立为一个卷。

跨年度的审计项目，在项目审计终结的年度立卷。

第十四条  审计案卷内文件材料按结论性文件材料、证明性文件材料、立项性文件材料、其他备查文件材料四个单元进行排列。 

　　结论性文件材料，应用逆审计程序并结合文件材料的重要程度进行排列。 

　　证明性文件材料，按与审计方案所列审计事项或者会计报表科目对应的顺序排列。 

　　立项性文件材料，按文件材料形成的时间顺序，并结合文件材料的重要程度进行排列。 

　　其他备查文件材料，按文件材料形成的时间顺序，并结合文件材料的重要程度进行排列。

第十五条  审计案卷内的每份或者每组文件之间的排列规则是：

(一)正件在前，附件在后；

(二)定稿在前，修改稿在后；

(三)批复在前，请示在后；

(四)批示在前，报告在后；

(五)重要文件在前，次要文件在后；

(六)汇总性文件在前，基础性文件在后。

第十六条  审计案卷的排列方法应当统一，前后保持一致，不可任意变动。

第十七条  审计档案管理员应编制统一的档案管理目录，做到迅速、准确查找和利用审计档案。

第十八条  审计档案保管期限和密级依照国家档案法及相关规定执行，不得随意降低密级、缩短或延长保管期限。

第十九条  借阅审计档案必须进行登记，登记内容包括：借阅日期、档案卷号、档案名称、借阅人签字、批准人签字、归还日期等。

第二十条  审计档案管理员对审计档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计与分析，并定期向局领导报送审计档案工作基本情况统计表。

第二十一条  对损毁、丢失、涂改、伪造、出卖、转卖、擅自提供审计档案者或者因玩忽职守造成审计档案损失的档案工作人员，由主管部门对直接负责人和其他有关责任人依法给予行政处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任。 

    第二十二条  审计机关应当按照有关规定，向档案馆移交审计档案。 

    第二十三条  电子审计档案根据国家有关规定进行归档和管理。 

第二十四条  本办法由局委会负责解释。

第二十五条  本办法自发布之日起施行。