随着电子政务系统不断投入运行，各地都建立了办公公文流转系统，各机关、事业单位及镇、街道办事处已实现办公自动化系统，形成了电子文件信息的生成和流转，产生了大量的电子文件。电子文件散落在各级职能部门，如果没有及时整理归档这些电子文件，容易造成数据毁损。电子政务系统与电子文件管理脱节，与当前我国大规模的电子政务建设不相适应，如何高效利用和统一保管这些电子文件，是电子政务系统目前亟待解决的关键问题。随着国家电子政务建设全面铺开，目前，利用先进的信息技术提供基于电子文件中心系统的电子文件中心解决方案，支持政府机关、企事业单位全面实现信息共享，在政府机关之间、政府与社会之间，建立高效、安全的信息沟通渠道。
一、认清形势，统一思想，充分认识建立全市电子文件中心的重要性和迫切性
根据我市党政机关办公自动化工作会议的部署，要求全市党政机关基本建立和启用办公自动化系统，实现机关内部、机关与机关之间日常办公的网络化和信息交换的电子化，初步实现无纸化办公。在这个大环境下，如何收集整理市委、市政府及其职能部门在电子政务平台上形成的电子文件，建立一个相对稳定、覆盖面广的文件资料收集网络和运行机制，确保各单位形成的电子文件“随时形成、随时收集、随时发布”，将有保存价值的电子文件完整、安全、永久地保存下来，并提供利用，就显得尤为重要。市档案局将负责建设全市政务文档数据库，并要求在年内初步建成并实现网上查询。市电子文件中心主要依托我市的电子政务系统，在线采集、接收办理完毕的电子文件，接收各单位报送的电子档案。这个系统虽然挂在曲阜市电子政务系统上，但却是一个相对独立的系统。硬件上，市政府将划拔专项经费，购置专用服务器、磁盘阵列、交换机、磁带机和防火墙等设备，安装防雷接地系统；软件上，与山东政通科技发展有限公司专家进行探讨，做好程序开发和调试，争取尽快投入运行。各单位向市电子文件中心上报有关电子文件后，根据相关权限，既可以查阅本单位的所有文件，也可以查询外单位公开发布的文件，实现信息资源的共享。
（一）建立市电子文件中心是办公自动化环境下的必然选择。近几年，电子信息技术取得了飞速发展，我市办公自动化、标准化、网络化渐趋完善，在这个过程中产生了大量电子文件。这些电子文件有的在电子政务网上流转，有的在本系统、本单位局域网上流转，在电子政务网上保存的只是其中的一部分文件。从电子文件形成的过程和特点来看，电子文件和普通文件一样，有形成、管理、处置等几个阶段，需要保存和利用。电子政务系统虽然对文件归档提供了一定的软件支持，但还需要硬件投入作保障，如果每个文件形成部门为存储和管理这些电子文件投入大量的精力，显然从人力和物力上考虑都是一种浪费。为了规范电子文件的归档与管理，国家档案局颁布了《电子公文归档管理暂行办法》和《电子文件归档与管理规范》等规章和规范性文件，明确要求档案部门应参与和指导电子公文的形成、办理、收集和归档等工作。所以，电子文件管理要走专业管理这条路，由市档案局（馆）负责筹建电子文件中心，发挥档案管理部门的管理和技术优势，相对集中地保存和管理电子文件，为电子文件形成部门提供优质、稳定、安全的存储空间和环境，为社会提供真实、准确、快捷的服务，这是办公自动化环境下的必然选择。
（二）建立市电子文件中心是与国际接轨、赶超周边地区的必然举措。美国是世界上信息化建设最发达的国家，为了有效解决电子文件不断激增的问题，1988年，美国国家档案和文件署建立了电子文件中心，收集当时的现行电子文件，并且对国家档案馆、联邦机构提供的电子档案进行管理。韩国政府在2004年6月份制订了《电子文件利用促进法》，为提高电子文件的安全性和可信度，要求不同部门根据具体情况来设立“电子文件保管所”。所以，建立电子文件中心在国际上已成为一种发展趋势。从周边地区来看，许多地、市正在开展电子文件中心建设，有的已着手进行调研论证、设备添置和软件开发，有的电子文件中心已经开通运行。因此，从总的发展趋势以及周边地区的发展来看，也迫切需要我们尽快完成市电子文件中心的建设。
（三）建立市电子文件中心是实现信息资源共享的有效手段。市电子文件中心不仅是一个对全市电子文件进行集中收集、存放的场所，也是一个电子文件交换的平台。中心除了在线收集各单位正式发布的现行文件外，还收集各单位报送的内部文件、法律法规以及音频、视频、多媒体文件。各单位在报送文件时可自行确定文件的阅读范围，由市档案局、市保密局审核后在市电子文件中心发布。通过市电子文件中心，各单位可以及时将可公开的非涉密性文件向社会各界公布，能有效发挥文件信息的现行效用。目前，市电子文件中心正在对市档案馆馆藏重要、珍贵档案进行数字化加工，按“完全公开”、“局部公开”和“不公开”三种方式进行发布，逐步充实和完善各单位的电子文件数据库，方便各单位对本单位文件的利用。在市电子文件中心，全市党政机关的干部职工可以直接、全面、系统地了解各级党委、政府及各部门制订的政策、规定，了解相关的法律、法规和规章。可以发挥机关信息资源库的作用，促进信息资源的共享共用。
（四）建立市电子文件中心是确保电子文件安全可靠的根本保证。市电子文件中心通过网络、计算机、图文扫描、光盘存储等技术手段对各单位报送的电子文件进行集中统一管理，并保管、存储符合电子文件形成部门要求的电子档案，电子文件形成部门以定期或不定期的方式，把日常工作中产生的电子文件，以标准化的格式通过网络传输给市电子文件中心，分别存储在市电子文件中心主服务器相应的存储空间里，在必要时还可以脱机存储到其它更安全的存储介质上，并做多个备份，避免自然因素损坏和非法访问。市电子文件中心对电子文件信息按照“维护电子文件产生原始性”的原则进行管理，可以保证电子文件内容的安全，发挥文件应有的凭证和依据作用。各部门在向市电子文件中心报送文件时要先确定文件的阅读范围，市电子文件中心为电子文件形成部门提供信息查询功能，并进行用户确认，任何用户都无权浏览外单位不公开发布的文件，可以确保电子文件在利用上的安全。
因此，建设市电子文件中心，是我市办公自动化建设的一个重要环节，必须进一步统一思想，充分认识开展这项工作的重要性和必要性，加大工作力度，积极配合市档案局，共同做好这项工作。
二、明确目标，落实责任，科学构建全市电子文件数据中心系统
国内有部分省市已经逐步开始设立了电子文件中心这样一个机构，但这些机构更多的是一个现行文件保管机构。也有对电子文件进行管理的，但其管理模式也是依照传统的管理文件进行。文件存储介质——磁盘、光盘的寿命有限，同时磁场的影响等也容易破坏电子文件的信息数据，故良好的保护环境，安全的保护措施必不可少。电子文件数据中心的建立，将为这些物理介质提供系统、安全的保管空间。电子文件数据中心的建设将起到促进电子政务、档案管理等方面法律法规的完善、促使加快标准制定的步伐，为电子政务的发展提供保障，从而推进电子政务系统的健康发展，同时为文件的高效利用提供素材。统一的文件管理可保证文件齐全，可提供全面有序的电子文件信息服务。从而，达到最终为社会提供利用的目的。总之，电子政务系统和电子文件数据中心是密不可分的，电子政务系统办理完结的电子文件，需要电子文件数据中心对其统一保管和利用，电子文件数据中心的建设是电子政务系统建设的核心配套项目，是电子政务系统正常营运的必要保障。
（一） 档案管理部门应肩负起电子文件管理的职责。根据《中华人民共和国档案法》第十条“对国家规定的应当立卷归档的材料，必须按照规定，定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理，任何个人不得据为已有”的规定，各单位形成的应当归档的电子文件，须由档案部门统一管理。
电子文件数据中心的建设是借鉴一些发达国家的模式，作为电子文件的集中地和缓冲地，为数字档案馆的形成作预处理，减少了数字档案馆建设的工作量，节约档案数字化所需花费的资金，因此，电子文件数据中心的建设是数字档案馆建设的前奏和基础。
纵观各地市党政职能部门，只有档案部门拥有一整套文件管理制度、办法、场所、经验和人员，档案局部门应肩负起电子文件管理的重任。
（二）电子文件数据中心工作内容概述。电子文件数据中心系统对电子政务和办公自动化系统产生电子文件的归档和保管利用提供了新的管理模式，解决了海量电子文件和归档电子文件的集中存储、管理和数据共享问题。系统在保留了文件档案原件传统管理架构的同时，很好地解决了电子政务信息、无纸化的网络办公与传统文件档案管理架构的突出矛盾。泰坦电子文件数据中心系统是在国内同类解决方案中，第一次明确提出电子文件、归档电子文件的统一归口管理机制问题，为提高政府机关管理文件和档案的效率、降低管理成本和电子文件、档案数据的查询利用创造了基础条件。
电子文件数据中心是各地市党政电子政务系统的配套项目，是政务平台数据流转的最终归宿。系统建设的最终目标是使市电子文件数据中心成为各地市信息资源的数据中心和数据交换站，集我市政务、历史、教科文卫等各类数字信息为一体的数据最丰富的数据库管理系统。就功能而言，它应包括各类数字信息采集系统、数据管理系统、发布利用系统、安全防范系统、文件数字化系统等。就数据内容而言，它应包括目录数据中心、全文数据库、多媒体数据库、图纸图像数据库等。建立各地市电子文件数据中心主要目的就是借助各地市党政信息平台的网络资源，实现对电子文件信息的集中统一管理、安全保护和综合开发利用。
电子档案中心是电子文件中心的延伸和扩展，是数字档案馆的重要组成部分，其性质是全省范围统一管理、分级共享的区域档案信息中心，功能主要是：在电子政务网等政务平台上，为政府各级机关提供依法公开的文件和依法暂不开放档案信息资源的内部共享使用，为社会公众提供开放档案；通过虚拟专网，实现馆室间的互联和信息共享。档案数字化工作是档案信息资源在网上实现共享的前提，在建设电子档案中心工作过程中，既要不欠新帐，更要还好老帐。在这一点上有三个方面的工作要切实抓紧：一是为保证安全有效，数字化工作一定要在分析馆室藏的基础上抓好鉴定工作，做到方案先行、程序先行。二是做好满30年档案的划控解密工作及鉴定工作。三是有序推进馆室藏档案的全文数字化工作，保证利用频率高的、政府工作需要的档案全文先行数字化。
三、加强领导，突出重点，把市电子文件中心建设的各项工作落到实处
市电子文件中心既是全市的电子文件中心，也是各部门、各单位的电子文件中心。各单位既要从适应全市办公自动化建设发展的高度来重视这项工作，也要从建立本单位电子文件数据库的立场来做好这项工作。建设市电子文件中心，涉及面广，时间紧，任务重，必须加强领导，落实措施，扎实推进。近阶段，各单位重点要做好以下几项工作：
（一）加强领导，明确人员。市电子文件中心给各单位分配了三个权限：普通用户、文件报送员和文件审核员。各乡镇、各部门要明确分管领导，确定文件报送员和审核员，由他们具体负责本单位电子文件的审核和报送，做好本单位电子文件的管理、维护等日常工作。文件报送员一般由单位文书或档案员担任，根据有关要求，对文件进行数字化加工、著录、确定阅读范围并上传给审核员进行审核。文件审核员一般由本单位分管领导或办公室主任、秘书科长担任，对文件报送员上报的文件进行审核把关，上传给市电子文件中心进行发布。
（二）突出重点，有序推进。市电子文件中心建设是一项长期性、动态性的工作，目前，这项工作刚刚起步。希望能通过两年的努力，把市电子文件中心建成覆盖全市党政机关的名副其实的电子文件交流平台。各乡镇、各部门要认真抓好以下四项具体工作：一是对2001年1月至2007年12月之间形成的，属于报送范围的文件，要抓紧进行数字化处理，审核后报送市电子文件中心。二是对2008年以后形成的文件，要在文件形成的同时，报送市电子文件中心。三是将本单位正在贯彻执行的，经市政府法制办清理后仍然有效的法律、法规、规范性文件进行数字化处理，报送市电子文件中心。四是加强对本单位电子文件数据库的跟踪管理，对已废止或阅读范围发生变化的文件，要及时通过书面或电子邮件的方式通知市电子文件中心，以便及时进行更新和处理。
（三）加强管理，提高质量。市电子文件中心建立以后，我们一定要加强管理，使它真正发挥应用的作用。信息化建设的发展，能极大地提高我们的工作效率，但同时也会带来安全问题、保密问题。虽然市电子文件中心现在放在市电子政务网上，查询利用的都是机关工作人员，但各单位在确定文件发布对象的时候，也要把握一个尺度。一般来说，政府机关可以向社会公开的政府信息，主要有以下几个方面：一是管理规范和发展计划方面的文件。二是与公众密切相关的重大事项方面的文件。三是公共资金使用和监督方面的文件。四是政府机构和人事任免方面的文件。五是法律、法规、规章规定应当公开的其他政府信息。凡涉及国家秘密、商业秘密、个人隐私的文件，正在处理过程中还没有形成结论和批复的文件，公开后可能会影响调查、取证等行政执法活动或者会威胁个人生命安全的文件，一般不宜公开。还有一个问题，就是电子文件的质量问题。市电子文件中心试运行期间，部分已经发布的文件版面、格式很不规范，有的没有印章，有的扫描件模糊不清，所以请各单位在上报电子文件的时候一定要注意文件的形成质量和扫描质量，以确保市电子文件中心电子文件的整体质量。
建立全市电子文件中心，是我市在电子信息化建设方面迈出的重要步伐，是我市档案部门的一件大事。它对我市党政机关实现信息资源共享，提高工作效率和工作质量，有着非常重要的意义。希望同志们共同努力，把我们的电子文件中心建设好，利用好。在省、市档案局的领导和专家们能一如既往地关心和支持下，搞好全市电子文件中心的建设，促进我市档案事业的跨越发展。
曲阜市档案局
2008年4月21日
